УТВЕРЖДЕНО
приказом и.о.председателя
Донецкого городского суда 
Ростовской области
Е.С.Черныш
от  04 апреля 2017 года
Приказ № 63 от 04.04.2017 года

 
Регламент организации деятельности Приемной граждан
Донецкого городского суда Ростовской области
 
 1. Общие положения
 
1.1. Деятельность приемной Донецкого городского суда Ростовской области регламентируется Положением о приемной в Донецком городском суде Ростовской области, утвержденным и.о. председателя Донецкого городского суда Ростовской области на основании Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденным Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 года и Типовым регламентом организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденным Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 года, положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2012 года № 238.
1.2. Правовое регулирование отношений, связанных с организацией рассмотрения обращений граждан, представителей государственных и общественных организаций осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными Конституционными законами, Федеральными законами, устанавливающими порядок судопроизводства, полномочия и порядок деятельности судов, Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 22 декабря 2008 года №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», и иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности суда.
2. Организация приема
 
2.1. Прием граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее – прием граждан) производится в день их обращения аттестованными государственными гражданскими служащими – консультантом суда и помощниками судей.
Прием ведется в  специально отведенном для этого кабинете Донецкого городского суда Ростовской области, оснащенном телефонами, нормативными, справочными и иными необходимыми материалами, средствами связи для вызова охраны.
При наличии соответствующего оборудования в приемной могут быть установлены средства видео- и звукозаписи.
2.2. Прием граждан ведется без предварительной записи в порядке очередности. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Граждане, имеющие льготы и преимущества, установленные действующим законодательством, а также беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди. Лица в нетрезвом состоянии на прием не допускаются.
2.3. В интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приема может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.
2.4. Во время приема граждан, а также при их обращении по телефону, гражданам могут даваться устные разъяснения о подведомственности рассмотрения интересующих их вопросов, порядке обращения, компетенции суда, порядке получения информации об итогах рассмотрения письменных обращений.
При необходимости в приемную граждан может быть приглашен специалист суда для рассмотрения поставленных заявителем вопросов.
2.5.  Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о порядке и сроке получения ответа.
Для получения письменного ответа по итогам приема гражданину предлагается письменно изложить суть своего вопроса (предложения, жалобы).
2.6. Работники Приемной обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении названия должности, фамилии имени, отчества адресата (в именных обращениях), названии суда.
2.7. Все материалы, полученные от гражданина в ходе приема, регистрируются в соответствии с правилами судебного делопроизводства.
2.8 Работники приемной несут непосредственную ответственность за качество обслуживания лиц, обращающихся в Приемную.
В случае  возникновения  по  причинам,  связанным  с организацией работы в суде, проблемных ситуаций, препятствующих предоставлению лицу, обратившемуся в суд, запрашиваемой информации, принятии подаваемых им документов, работники Приемной обязаны принять максимально возможные меры для разрешения ситуации по существу, в том числе обратиться к другим работникам суда.
2.9.   Разрешение  любых  спорных  ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия Приемной с другими структурными подразделениями суда, производится через начальника отдела делопроизводства. Работники Приемной обязаны информировать начальника отдела обо всех возникающих в процессе работы Приемной проблемных ситуациях.
2.10. В случаях, когда разрешение вопроса, с которым лицо обратилось в Приемную не относится к компетенции Донецкого городского суда Ростовской области, работники Приемной разъясняют, в какой суд следует обратиться с подобным вопросом, либо сообщают, что данный вопрос не относится к компетенции судебной системы.
2.11.  Работники Приемной не имеют права предоставлять кому бы то ни было следующую информацию:
- о номерах телефонов руководителей и судей Донецкого городского суда Ростовской области, других районных судов и мировых судей;
- фамилии судей, участвующих в рассмотрении дела (жалобы, обращения) до начала рассмотрения дела;
- сведения о лицах, обращавшихся в приемную граждан и (или) содержание обращений других лиц;
- информацию, составляющую служебную и иную охраняемую законом тайну, а также другие, не подлежащие распространению сведения, ставшие известные им в связи с исполнением должностных обязанностей.
 
2.12.  Работники  Приемной  не  имеют  права  оказывать юридическую помощь лицам, обратившимся в суд, за исключением предоставления информации по вопросам оформления обращений, подаваемых в суд, порядка их подачи, порядка получения ответа или запрашиваемых документов.
2.13.   При  приеме  обращений граждан  не  допускается  возложение на граждан не предусмотренных законом обязанностей или ограничение возможности реализации их прав, в частности, не допускаются требования:
- предоставления документов, не предусмотренных законом, предоставляющим гражданину право, на реализацию которого направлено заявление;
-  исполнение гражданином обязанностей, не связанных с заявлением, если это не предусмотрено законодательством;
-  реализации гражданином своего права только при условии реализации иных не связанных с ним прав, если это не предусмотрено законодательством;
-  уплаты сборов, не предусмотренных законодательством;
- оплаты услуг, связанных с рассмотрением заявления, если оплата этих услуг не установлена законодательством;
- совершения гражданином иных действий, не предусмотренных законом, устанавливающим порядок рассмотрения заявлений.
  
3. Прием документов
 
3.1.   Работники   Приемной  принимают  от  лиц,  обращающихся  в  суд, документы, непосредственно приносимые ими в суд.
           3.2.  Работники Приемной обязаны проверить оформление обращений, подаваемых в суд, на соответствие общим требованиям к оформлению, а также нормам процессуального законодательства и в случае неверного оформления информировать об этом подателя.
Если недостаток в оформлении обращения может быть исправлен немедленно, работники Приемной должны указать заявителю на эту возможность. (Не допускаются исправления в запросах правоохранительных и судебных органов).
Обращения, оформленные ненадлежащим  образом,  а также не подлежащие подаче в Донецкий городской суд, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника Приемной заявитель настаивает на принятии указанных обращений.
Работник Приемной не вправе принимать обращения, в которых в качестве адресата не указан Донецкий городской суд. В случае, когда отсутствует хотя бы одно из указанных заявителем приложений к обращению, последнее также не может быть принято.
3.3. Любое принимаемое обращение должно содержать следующую информацию:
- указание адресата (Донецкий городской суд Ростовской области, Председатель или судья Донецкого городского суда Ростовской области);
- фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;
- полный адрес (с указанием почтового индекса) места жительства или места нахождения заявителя;
- номера телефонов заявителя и(или) его доверенных лиц;
- наименование документа (заявление, жалоба, запрос и т.п.);
- личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителем;
- дату обращения.
В тексте тех категорий обращений, которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленных выше требований должно быть указано процессуальное положение заявителя.
Если обращение адресовано ошибочно в Донецкий городской суд Ростовской области, работник Приемной разъясняет заявителю, куда его необходимо адресовать и как правильно назвать обращение. Если заявитель отказывается переадресовать и переименовать обращение, об этом необходимо составить справку и принять данное обращение.
3.4. Если заявитель просит ответ на подаваемое им обращение или запрашиваемую копию (подлинник) документа не направлять почтой, а выдать на руки, либо отправить по другому адресу (другому лицу), это обязательно должно быть указано в принимаемом обращении.
Если  обращение подано от нескольких лиц, в нем должно быть указано, в какой адрес необходимо направить ответ по результатам рассмотрения обращения.  
3.5. Если в принимаемом обращении имеется список прилагаемых к нему документов, работники Приемной обязаны проверить соответствие приложений, указанных в списке, и только при условии наличия всех перечисленных приложений принять документ.
В случае отсутствия каких-либо приложений работники Приемной должны предложить заявителю вычеркнуть отсутствующие приложения из списка и заверить данное исправление подписью заявителя.
После внесения указанных исправлений в список приложений, обращение может быть принято, в противном случае обращение принятию не подлежит.
3.6. В случае, когда отсутствие приложения установлено после принятия обращения, работники Приемной информируют об этом начальника отдела и составляют в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству акт о том, что соответствующее обращение принято без указанных в нем приложений.
3.7.  Если обращение подписано представителем или защитником заявителя, работники Приемной обязаны:
- проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего процессуального действия, а у защитника – ордера (для адвоката), постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом или доверенности от лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении;
- в случае необходимости разъяснить обязательность приобщения к обращению ордера (для адвоката), копии доверенности или  заверенной копии постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом;
 - если доверенности (ее нотариально заверенной копии) по сообщению работников суда нет в материалах дела, снять копию с подлинника или нотариально заверенной копии доверенности, заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить ее к поданному обращению.
3.8. Документы, приносимые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты в Приемной только в том случае, если обращение, в дополнение к которому они представляются, поступило в суд и еще не рассмотрено.
К документам, представляемым в дополнение к ранее поданным обращениям, должно быть приложено заявление с указанием на то, в дополнение к какому именно обращению они представляются. В случае отсутствия такого заявления работник Приемной обязан указать заявителю на необходимость его составления. Без приобщения указанного заявления документы, представляемые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты только в том случае, если податель настаивает на их принятии без заявления. При этом работник Приемной обязан принять все возможные меры для установления обращения, в дополнение к которому представляются поданные документы, но не может нести ответственности в случае неверного определения обращения, к которому надлежит приобщить поданные документы.
3.9.  На принятом работником Приемной обращении проставляется штамп Приемной с указанием текущей даты, который ставится на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу (при отсутствии свободного места на любом другом участке лицевой стороны первого листа). На штампе ставится входящий номер и указывается фамилия работника, принявшего обращение. Работник приёмной сообщает лицу подающему обращение телефонный номер приёмной Донецкого городского суда, по которому данное лицо в случае необходимости может получить наиболее полную информацию по своему обращению.
Штамп Приемной с текущей датой, входящим номером и фамилией работника, принявшего обращение, по просьбе лица, представившего обращение в Приемную, ставится также на представленной им дополнительной копии данного обращения.
Штамп не ставится на других документах, даже если они подаются в дополнение к ранее поданным обращениям без приобщения к ним заявления, указанного в пункте 3.8 Регламента.
3.10. Все поступившие документы работник Приемной обязан зарегистрировать в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие», а при поступлении искового заявления, административного искового заявления, заявлений особого производства, а также материалов, разрешаемых в порядке исполнения решений в гражданском судопроизводстве,   гражданских, дел в порядке апелляционного производства,   в «Электронной картотеке» системы «ПС ГАС «Правосудие».  Далее передаёт поступившие материалы для распределения, председателю суда, после резолюции председателя передаёт данные материалы по реестрам передачи документов в день приема, но не позднее 10 часов утра следующего рабочего дня. В реестры передачи документов заносится вся информация, предусмотренная Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ  от 09.04.2015 № 95)
Реестр передачи документов составляется в одном экземпляре, где судьёй или работником структурного подразделения суда, в зависимости от того кому отписан документ, ставится  подпись.
При этом:
- обращения, поступившие по делам (материалам), находящимся в производстве (на рассмотрении судьи) передаются Председателю суда;
- обращения, поступившие по делам (материалам), переданным в Отдел делопроизводства или архив суда, передаются на резолюцию Председателю суда для распределения судье, начальнику Отдела либо иному работнику суда для рассмотрения поступивших обращений и совершения действий по их исполнению.
Обращения непроцессуального характера  по гражданским,  уголовным делам и делам об административных правонарушениях передаются на резолюцию Председателю суда для распределения лицу, ответственному за исполнение таких обращений.
Апелляционные, частные жалобы и представления, поступившие в суд почтой, регистрируются в реестре учета входящей корреспонденции и незамедлительно передаются  секретарю по гражданской/уголовной апелляции.
Гражданские, уголовные, административные дела и материалы, возвратившиеся в суд после рассмотрения в апелляционной, кассационной или надзорной инстанции, регистрируются в подсистеме «Документооборот»,  и передаются секретарю по гражданской/уголовной апелляции.
Заявления о нарушении избирательных прав граждан, другие заявления и материалы с сокращенными  сроками рассмотрения следует незамедлительно передавать в приемную председателя Донецкого городского суда Ростовской области.
О жалобах, заявлениях которые содержат информацию, требующую немедленного реагирования, необходимо сразу же сообщать главному специалисту Донецкого городского суда Ростовской области.
3.11. Документы, подаваемые по делам, назначенным к рассмотрению, работник Приемной обязан незамедлительно зарегистрировать в подсистеме «Документооборот» и передать по реестрам передачи документов непосредственно судье.
3.12. Если лицо обращается с просьбой о приеме каких-либо документов по судебному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение этого дела в Донецком городском суде Ростовской области, работник Приемной обязан разъяснить обратившемуся целесообразность подачи документов судье, рассматривающему дело, непосредственно в судебном заседании.
3.13. На каждом принятом обращении, поданному по конкретному делу (материалу) работником Приемной, кроме регистрационного номера, ставится номер соответствующего дела/материала, если сведения о нём имеются в информационной системе суда.  Номер дела/материала  проставляется также при регистрации принятого обращения в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» соответственно - в реестрах передачи дел.
3.14. Если к обращению приложена квитанция об оплате государственной пошлины или заверенная копия платежного поручения об оплате государственной пошлины, об этом делается отметка (с обязательным указанием суммы уплаченной государственной пошлины) при регистрации данного обращения в подсистеме «Документооборот» ГАС «Правосудие» и в реестрах передачи дел.
3.14 Документы на усыновление (удочерение) не подлежат регистрации в общем реестре приема дел, а регистрируются в отдельном реестре и передаются в приемную председателя Донецкого городского суда Ростовской области в отдельной папке.
           
4. Особенности приема некоторых документов
 
Статьей 173 ГПК РФ предусмотрен порядок принятия отказа истца от иска, признания иска и утверждения мирового соглашения в соответствии с которым сторонам должны быть разъяснены  положения ст. ст. 220, 221 ГПК РФ, о чем делается отметка, и проставляются подписи сторон в протоколе судебного заседания.
В связи с чем, в случае обращения лица с заявлением об отказе от иска, признании иска или об утверждении мирового соглашения, ему следует разъяснить необходимость явиться c данным заявлением в судебное заседание.
В соответствии с ч. 2 ст. 354 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации неявка лиц, участвующих в деле и извещенных о времени и месте рассмотрения дела, не является препятствием к разбирательству дела. Однако суд и в этих случаях вправе отложить разбирательство дела.
Заявления об отложении слушания дела, поступившие в день слушания, принимаются и передаются под роспись судье, председательствующему по делу с указанием времени поступления такого заявления и времени его передачи судье.
Заявителю разъясняется необходимость приобщить к заявлению доказательства, подтверждающие уважительность причин  и невозможность явиться в судебное заседание в назначенный день.
 
5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями суда
        
5.1. В случаях, когда работник Приемной обращается к работникам других структурных подразделений суда, последние обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей проблемной ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела (материала и др.)
5.2. При личном обращении иногородних граждан о выдаче документов, работники приемной должны  незамедлительно информировать сотрудников соответствующего структурного подразделения суда о поступлении такого обращения и в возможно более короткий срок зарегистрировать и передать обращение в соответствующее подразделение. Сотрудники последнего обязаны подготовить и передать запрашиваемые документы в день обращения в возможно более короткий срок.
Если по данному обращению, для исполнения которых необходимо получить письменную резолюцию председателя Железнодорожного районного суда г. Ростова-на-Дону, то передача соответствующего обращения председателю, либо заместителю председателя суда для получения резолюции происходит в общем порядке.
5.3 Работники Приемной обязаны соблюдать порядок передачи принятых документов в другие структурные подразделения суда, установленный пунктами 3.9. – 3.14., 5.2  Регламента, в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ  от 09.04.2015 № 95).
5.4. В своей работе сотрудники Приемной  используют данные информационной системы Донецкого городского суда Ростовской области. Они несут ответственность за соответствие сообщаемой ими гражданам информации данным указанной информационной системы. 
В то же время, если работник Приемной заметил неточность в данных информационной системы Донецкого городского суда Ростовской области, он обязан сообщить об этом в соответствующее подразделение суда, сотрудники которого обязаны устранить указанную неточность.
5.5.  В случае, если какой-либо документ, принятый в Приемной, был передан в структурное подразделение суда и зарегистрирован в картотеке этого подразделения в  электронном журнале  ошибочно, работники получившего документ подразделения передают его в приёмную суда, после чего работники приёмной отмечают факт передачи в другое структурное подразделение суда в подсистеме «Документооборот», а при  необходимости и в системе  «ПС ГАС «Правосудие».
5.6. Разрешение любых спорных ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия Приемной  с другими структурными подразделениями Донецкого городского суда, производится через главного специалиста. Работники Приемной обязаны информировать главного специалиста обо всех возникающих в процессе работы  проблемных ситуациях.
  
6. Заключительные положения.
 
6.1.     Проводя личный прием, консультант суда/секретарь суда обязан обеспечить:
-   строгое соблюдение действующего законодательства и служебной этики;
-   внимательное и доброжелательное отношение к посетителю, деловую  реакцию на его обращение;
-  соблюдение служебной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
6.2.   В соответствии со ст. 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданский служащий обязан:
 - исполнять должностные обязанности добросовестно, на высоком профессиональном уровне;
- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют смысл и содержание его профессиональной служебной деятельности;
- осуществлять профессиональную служебную деятельность в рамках установленной законодательством Российской Федерации компетенции государственного органа;
- не оказывать предпочтение каким-либо общественным или религиозным объединениям, профессиональным или социальным группам, организациям и гражданам;
- не совершать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей;
- соблюдать ограничения, установленные законодательством для гражданских служащих;
- соблюдать нейтральность, исключающую возможность влияния на свою профессиональную служебную деятельность решений политических партий, общественных и религиозных объединений, других организаций;
- не совершать поступки, порочащие его честь и достоинство; проявлять корректность в обращении с гражданами;
- проявлять корректность в обращении с гражданами; проявлять уважение к нравственным обычаям и традициям народов Российской Федерации;
- учитывать культурные и иные особенности различных этнических и социальных групп, а также конфессий;
- способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию;
- не допускать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб его репутации или авторитету государственного органа;
- соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации.
6.3.  С целью надлежащего осуществления  деятельности по приему граждан работники Приемной обязаны:
- отслеживать изменения в законодательных и других нормативных актах, регламентирующих их работу;
- свободно владеть программными средствами информационной системы Донецкого городского суда Ростовской области (картотеки судебного делопроизводства, электронного банка судебных решений, единая поисковая система по базам данных судебного делопроизводства, подсистема «Документооборот» ПС ГАС «Правосудие» и др. программное обеспечение, используемое в работе Приемной);
- владеть навыками общения с людьми и составления деловой документации;
Необоснованный отказ в приеме жалобы, заявления, предоставление заведомо недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни граждан, ставших известными работнику Донецкого городского суда Ростовской области по результатам приема, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение гражданским служащим по его вине перечисленных выше должностных обязанностей влечет ответственность в соответствии с Федеральном законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации».