УТВЕРЖДАЮ
Председатель Навашинского районного суда Нижегородской области
_______________ С.В. Опарышева
«09» января 2025 г.

ПОРЯДОК
выдачи судебных дел и документов из архива, ознакомления с делами, находящимися в архиве Навашинского районного суда
Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в целях реализации конституционного права граждан на судебную защиту, обеспечения доступности правосудия путем эффективной организации работы архива Навашинского районного суда Нижегородской области (далее – суд) и получения информации о деятельности суда.
1.2. Порядок выдачи судебных дел и документов из архива Навашинского районного суда Нижегородской области (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным конституционном законом от 31.12.1996 г. № 1-ФКС «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле», Федеральным законом от 22.12.2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом  Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36, положениями российского и международного законодательства.
1.3. В Порядке используются следующие термины и понятия:
«архивная справка» - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена,
«архивная копия» - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных,
«архивная выписка» - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа,
«наряд» - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности,
«запрос» - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в суды, Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации (далее - органы Судебного департамента), органы судейского сообщества о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации (далее - информация о деятельности судов),
«судебный акт» - решение, вынесенное в установленной соответствующим законом форме по существу дела, рассмотренного в порядке осуществления конституционного, гражданского, административного или уголовного судопроизводства либо судопроизводства в арбитражном суде. К судебным актам относятся также решения судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные в установленной соответствующим законом форме по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора.

2.  Порядок выдачи из архива  подлинных документов, 
заверенных копий материалов дела, письменных справок, 
копий судебных актов, вступивших в законную силу

2.1. Копии судебных актов, выписок из них, справок, находящихся в архиве суда, выдаются работником аппарата суда, ответственным за ведение архива в суде.
2.2. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда. Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда.
2.3. С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда.
Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется работником аппарата суда, ответственным за ведение архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».
2.4. В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
2.5. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.
Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.
2.6. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.
2.7. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном председателем суда порядке. Другие, не установленные Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования и Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем суда.
2.8. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
Выдаваемые судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
2.9. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются им работником аппарата суда, ответственным за ведение архива суда на основании письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (или его заместителя).
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте заказным письмом в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке.
В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.
2.10. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.
Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.
В журнале выдачи дел из архива суда отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

3. Порядок выдачи судебных дел и нарядов из архива суда 
для ознакомления

3.1. Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и работников аппарата суда под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.
3.2. Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским делам, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;
б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским делам, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;
в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;
г) прокурорами - служебного удостоверения;
д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;
е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).
3.3. Ознакомление вышеуказанных лиц с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления с соответствующей резолюцией судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председателя суда. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов, удостоверяющих личность.
3.3. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:
обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);
потерпевшим (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);
гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);
гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);
сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском или административном деле, а также их представителям (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ), (ст. 45 КАС РФ);
реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).
Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.
Указанные лица делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата суда, ответственным за ведение архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится работником архива.
3.4. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда.